Scuola e Welfare Aziendale: dall’iscrizione ai libri, dalla mensa allo scuolabus…e tanto altro!

16 Settembre 2021

Welfare Aziendale, Welfare Pubblico

Tanti sono i servizi Welfare che rientrano nella categoria “istruzione”... molti più di quanti immagini! Continua a leggere per scoprirli tutti.

Per moltissime famiglie settembre è il mese in cui i propri figli rientrano a scuola ed ogni anno questo periodo si caratterizza per le ingenti spese relative all’istruzione che sono chiamate a sostenere.

Forse non tutti lo sanno, ma la quasi totalità delle voci afferenti alle spese per la scuola, rientrano tra i servizi spendibili con il proprio credito welfare. Sei curioso di sapere quali sono? Allora questa News è per te!

Quali spese scolastiche sono ammesse?

Come anticipato, sono moltissime le voci di spesa relative all’istruzione che possono essere “pagate” dai lavoratori beneficiando del welfare aziendale. Vediamo ora qualche esempio di quali beni e servizi stiamo parlando:

iscrizione e frequenza ad istituti (pubblici o privati) di ogni ordine e grado riconosciuti, dall’asilo nido all’università e al master post laurea. Sono comprese ad esempio: tasse d’iscrizione, rette di frequenza, contributi volontari per l’ampliamento dell’offerta formativa, esami e certificazioni svolte all’interno del servizio scolastico, contributi di partecipazione ai test d’ammissione, tasse regionali per il diritto allo studio, ecc.;
libri di testo scolastici ed universitari;
mensa scolastica;
trasporto pubblico o al servizio di scuolabus;
servizi di pre e/o post scuola
spese per la partecipazione a gite didattiche e/o viaggi d’istruzione
spese sostenute per corsi di lingua in Italia o all’estero presso enti riconosciuti;
spese per l’iscrizione e frequenza di centri estiviinvernali e ludoteche
spese d’iscrizione a corsi in istituti di alta formazione e specializzazione, compreso il conservatorio;
iscrizione a corsi per patente di guida
e dal 2021 spese per l’acquisto di dispositivi digitali quali PC, tablet e laptop per la frequenza della Didattica a Distanza (news di approfondimento al seguente link).

Quali beni non sono ammessi

Non sono ammessi al pagamento con il welfare i beni materiali ad eccezione di quelli espressamente previsti quali libri scolastici, PC, tablet, ecc.

Quindi non rientrano tra le spese ammesse i beni quali: i materiali di cartoleria, lo zaino, il grembiule e simili, che però potrebbero essere acquistati in quanto Fringe Benefit, ad esempio utilizzando i Buoni Welfare TreCuori presso una cartoleria del proprio territorio che partecipa al nostro progetto. Per maggiori informazioni si rimanda alla News dedicata “Fringe Benefit e buoni spesa: cosa sono e come usarli?”.

I servizi invece sono tutti ammessi se aventi natura di istruzione.

Limiti di spesa consentiti

Per le spese d’istruzione considerate in quanto tali la legge non prevede alcun limite di spesa: questo vuol dire che un lavoratore potrebbe pagare con il proprio credito welfare spese anche per decine di migliaia di Euro come, ad esempio, per una prestigiosa università all’estero per la propria figlia oppure un importante master post universitario per se stesso. Naturalmente rimane il limite della disponibilità del credito a disposizione del lavoratore.

Può essere utile ricordare che, come spiegato nelle prossime righe, ci sono alcune spese afferenti all’istruzione che sono pagabili con il welfare solo in quanto Fringe Benefit: si tratta di beni materiali non specificatamente previsti dalla normativa, che quindi possono essere pagati entro i limiti di spesa dei Fringe Benefit (maggiori info a questo link).

I beneficiari

Possono beneficiare del welfare aziendale per l’acquisto di beni e servizi relativi all’istruzione sia il lavoratore che i propri familiari quali coniuge, figli, genitori, fratelli/sorelle, suoceri, generi/nuore (anche se non conviventi e non fiscalmente a carico), ma è importante sottolineare che la modalità di pagamento dovrà essere diversa a seconda del soggetto beneficiario della spesa.

Per maggiori informazioni sui beneficiari ammessi in materia di welfare puoi trovare maggiori informazioni in questa News dedicata: “Quali sono i Beneficiari dei benefit welfare?”.

Modalità di pagamento

Vediamo quindi quali sono le due diverse modalità di pagamento a seconda che il beneficiario sia il familiare (caso naturalmente molto più frequente), oppure il lavoratore stesso (caso un po’ meno comune ma non per questo meno importante):

nel caso dei FAMILIARI la norma consente il RIMBORSO, cioè il pagamento da parte dell’azienda o della sua piattaforma welfare, direttamente nel conto corrente del lavoratore. La legge prevede alcune agevolazioni di particolare interesse relativamente a questa modalità di pagamento: infatti l’importo può essere anche parziale (ad esempio quando il credito disponibile è minore di quello per il quale si chiede il rimborso) e consentito anche nel caso di spese sostenute anche in anni precedenti. Il lavoratore non deve far altro che caricare nella piattaforma il documento di spesa giustificativo del servizio intestato ad un familiare ed entro qualche giorno riceverà direttamente nel proprio c/c bancario o postale l’importo rimborsato.
nel caso del LAVORATORE la norma richiede tassativamente il pagamento tramite ACQUISTO DIRETTO da parte dell’azienda o della piattaforma da lei utilizzata. Con questa modalità il lavoratore sceglie il servizio di suo interesse e sono in capo a all’azienda o alla piattaforma welfare gli aspetti contabili e il pagamento all’erogatore del servizio. In questo modo al lavoratore viene garantita la massima libertà di scelta, senza essere coinvolto negli aspetti formali dell’acquisto, quindi senza che debba effettuare il pagamento in prima persona e senza che gli sia intestato alcun documento fiscale (fattura o ricevuta), che invece deve essere intestato all’azienda o alla piattaforma per conto di essa.

Per approfondimenti in merito alle modalità di pagamento si rimanda alla News dedicata: “Come pagare Beni e Servizi con il Welfare Aziendale?”.

Spese Welfare e detrazioni: come massimizzare il beneficio fiscale?

Molti si chiedono se i servizi in questione possano essere sia pagati con il welfare che portati in detrazione nella dichiarazione dei redditi del lavoratore.

Per rispondere è importante precisare subito che la legge non consente che una spesa sia pagata con il welfare e allo stesso tempo portata in detrazione nella dichiarazione dei redditi del lavoratore. Questo perché ciò comporterebbe un doppio vantaggio fiscale per il dipendente.

Ciò non rappresenta però un limite assoluto.

Infatti, è importante considerare che spesso le soglie massime consentite dalla legge per la detrazione sono minori degli importi effettivamente sostenuti da parte delle famiglie. In questi casi il lavoratore ha la possibilità di massimizzare il beneficio fiscale portando in detrazione la quota massima consentita dalla legge e chiedendo il rimborso con il welfare dell’importo eccedente.

Con un esempio è molto facile comprendere questo concetto. Immaginiamo il caso di una spesa sostenuta per spese d’istruzione (dalla scuola materna alle superiori):

spesa effettiva sostenuta dalla famiglia per un figlio in un anno: 2.000 €;
detrazione consentita dalla legge: 19% su una spesa massima di 800 € annuo per figlio (ovvero il lavoratore godrà di un beneficio fiscale di 152 €);
rimborso consentito in welfare: 1.200 €.

In questo modo, il lavoratore ha potuto sia portare in detrazione una parte della spesa effettuata sia avere rimborsata con il welfare la parte eccedente, massimizzando così il suo beneficio fiscale nel pieno rispetto della norma.

Ma le piattaforme Welfare sono tutte uguali relativamente a queste spese?

No, non sono tutte uguali!Fruire di questi servizi può essere molto diverso sia per i lavoratori che per le loro aziende a seconda della piattaforma welfare utilizzata.

Questo è vero soprattutto per le spese di istruzione per il lavoratore infatti, in questo caso, la spesa deve essere gestita tramite pagamento diretto, e quindi potrebbero emergere dei problemi o delle limitazioni nella scelta se la piattaforma utilizzata non riesce ad offrire un'ampia varietà di pacchetti.

Nel caso invece delle spese di istruzione per i familiari, poiché la normativa ne consente il rimborso, la fruizione è più semplice e anche le differenze tra le piattaforme sono minori, ma comunque presenti. Pensiamo ad esempio alla modalità operativa del pagamento (da alcune piattaforme effettuato nel cedolino paga, quindi con tempi più lunghi e con minore chiarezza, mentre da altre piattaforme bonificato direttamente nel conto corrente del lavoratore nel giro di pochi giorni), oppure alla facilità o meno della procedura di richiesta del rimborso, così come alle tempistiche di approvazione dello stesso o alla disponibilità di informazioni sugli aspetti fiscali (ad es. compatibilità con la detrazione) che possono permettere al lavoratore di ottimizzare le proprie scelte.

In sostanza, è importante che le aziende quando attivano piani welfare valutino in maniera molto attenta le caratteristiche delle possibili piattaforme welfare a cui possono affidare la gestione del loro piano perché le differenze e le implicazioni sia per loro che per i loro lavoratori sono molto più rilevanti di quanto si possa immaginare e possono permettere o meno il buon esito di una strategia di welfare.

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Insomma, abbiamo capito che il welfare offre grandi vantaggi ad imprese e lavoratori anche nell’ambito delle spese d’istruzione. Non si tratta infatti solo di spese scolastiche in senso stretto (iscrizione per i figli), ma di molte tipologie di interesse per il lavoratore e i suoi familiari, grazie alla varietà dei beneficiari ammessi, all’ampiezza dei servizi previsti e alla molteplicità delle modalità di fruizione.

In tutto questo diventa cruciale il ruolo della piattaforma welfare, che a seconda dei casi, può più o meno agevolare aziende e lavoratori nell’usufruire del welfare nel modo più soddisfacente possibile.

Leggi anche le altre News della nostra serie dedicata “L’ABC del Welfare” ed approfondisci la tua conoscenza sul welfare!