Whistleblowing Policy

 

1. Introduzione

TreCuori s.p.a. – Società Benefit (di seguito “TreCuori” o “Società”) riconosce, nell’istituto del whistleblowing, una misura per la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo.

Per tali ragioni la Società ritiene opportuno adottare una Whistleblowing Policy (di seguito anche “Policy”) in conformità a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023.

Per garantirne la diffusione, la presente Policy è resa facilmente disponibile e consultabile tramite la pubblicazione:

• nelle bacheche aziendali;
• nel sito aziendale;
• nella sezione “Bacheca documenti” dell’area riservata della Piattaforma TreCuori.

2. Scopo

La presente Policy definisce:

• i soggetti ai quali è consentito effettuare la Segnalazione nonché l’oggetto ed il contenuto della stessa;
• le forme di tutela garantite a chi effettua la Segnalazione;
• le modalità ed i canali di segnalazione;
• il soggetto deputato alla gestione delle Segnalazioni;
• le modalità di gestione delle Segnalazioni;
• le modalità ed i termini di conservazione della documentazione inerente alle Segnalazioni.

3. Definizioni

1. Whistleblowing Policy: insieme delle procedure volte ad incentivare le segnalazioni ed al tempo stesso tutelare il dipendente che le segnala;
2. Violazione: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, oggetto di segnalazione, come meglio definiti nel successivo punto 5;
3. Segnalante/Whistleblower: soggetto, rientrante nelle categorie indicate al successivo paragrafo 4, che segnala le violazioni;
4. Segnalato: il soggetto che commette/omette/è coinvolto nella violazione oggetto di segnalazione;
5. Segnalazione: comunicazione scritta od orale di informazione sulle violazioni che può essere presentata tramite il canale interno o esterno;
6. Gestore della Segnalazione: il soggetto deputato alla gestione delle Segnalazioni;
7. Divulgazione pubblica: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
8. Facilitatore: persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’ interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
9. Soggetto coinvolto: persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
10. ANAC: l’Autorità Nazionale Anticorruzione;
11. Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

4. Oggetto e contenuto della Segnalazione

Ai sensi dell’art. 2, comma 1, lett. a) del Decreto Whistleblowing, le violazioni oggetto di segnalazione possono riguardare comportamenti, atti od omissioni in violazione della normativa nazionale e dell’Unione Europea di cui il Segnalante, il denunciante o chi divulga pubblicamente, sia venuto a conoscenza nel proprio contesto lavorativo, non solo in virtù dell’ufficio rivestito, ma anche in occasione o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative ovvero in modo casuale.

Le violazioni possono consistere in:

1. atti od omissioni che violano il diritto nazionale (illeciti penali; illeciti contabili);
2. atti od omissioni che violano il diritto dell’Unione Europea;
3. irregolarità tali da far ritenere al Segnalante che potrebbe essere commessa una violazione;
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
6. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

La Segnalazione può avere ad oggetto altresì:

1. informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;
2. attività illecite non ancora compiute, ma che il Segnalante ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti, precisi e concordanti;
3. fondati sospetti.

In ogni caso la Segnalazione dovrà essere quanto più possibile circostanziata e contenere il maggior numero di elementi al fine di consentire a chi la riceve di effettuare le dovute verifiche.

Non è necessario che il Segnalante sia assolutamente certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi: è sufficiente che il Segnalante, in base alle proprie conoscenze, ritenga altamente probabile l’essersi verificato un fatto illecito.

Inoltre, il Segnalante potrà fornire:

1. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti narrati;
2. l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare o avvalorare la fondatezza dei fatti riportati;
3. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

La Segnalazione anonima ovvero priva di elementi che permettano di identificare la persona del Segnalante sarà presa in considerazione, al fine di avviare approfondimenti/istruttorie per l’accertamento di quanto segnalato, solo ove presenti informazioni precise, concordanti e adeguatamente circostanziate.

5. Segnalazioni escluse

Sono escluse e, pertanto, non rientrano nell’ambito di applicazione della presente Policy:

1. le contestazioni, le rivendicazioni o le richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro presso la Società, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
2. le Segnalazioni di violazioni, laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al Decreto, ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937;
3. le Segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
4. le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

Resta fermo quanto previsto all’art. 1, commi 3 e 4, del D.Lgs. n. 24/2023.

6. Soggetti Segnalanti

Ai sensi dell’art. 3 del Decreto Whistleblowing, possono segnalare:

1. lavoratori subordinati e collaboratori;
2. lavoratori autonomi, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
3. volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
4. azionisti e coloro che ricoprono, all’interno della Società, funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche se esercitate in via di mero fatto.

La tutela si applica, oltre che nelle ipotesi in cui la segnalazione sia fatta nel corso del rapporto di lavoro/collaborazione/consulenza/tirocinio o durante il periodo di prova anche quando il rapporto lavorativo non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali o successivamente allo scioglimento del rapporto se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Le relative misure di protezione di cui al successivo punto 11 della presente Policy si applicano anche ai seguenti soggetti (c.d. Soggetti Coinvolti):

1. facilitatori (ossia coloro che assistono il Segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata);
2. persone appartenenti al medesimo contesto lavorativo del Segnalante, legate a quest’ultimo da uno stabile legame affettivo o di parentela;
3. colleghi di lavoro del Segnalante, legati a quest’ultimo da un rapporto abituale e corrente;
4. enti di proprietà del Segnalante o per i quali lavora, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.

In ogni caso, le misure di protezione a tutela del Segnalante si applicano solo se la persona del Segnalante venga successivamente identificata ed abbia subito ritorsioni.

7. Canale di Segnalazione Interno

Il Canale di Segnalazione Interno messo a disposizione da TreCuori è la piattaforma denominata Signalethic che consente l’invio delle Segnalazioni dal seguente indirizzo https://trecuori.signalethic.it/signalethic/home

Nello specifico, la Segnalazione può essere presentata dal Segnalante:

1. in forma scritta, con le modalità indicate nella piattaforma Signalethic;
2. in forma orale contattando l’avv. Laura Barutti al numero 0438.411123, ovvero, su richiesta del Segnalante, attraverso un incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni stesso, che sarà fissato entro un tempo ragionevole.

Non verranno prese in considerazione le segnalazioni pervenute utilizzando canali diversi da quelli qui indicati.

8. Gestione della Segnalazione Interna

Il compito di gestire le segnalazioni è affidato al Consulente Legale e, qualora quest’ultimo versi in conflitto di interessi, in quanto ad esempio soggetto Segnalato o Segnalante, la Segnalazione verrà gestita dall’addetto alla Segreteria di Direzione.

Ricevuta la Segnalazione, il Gestore delle Segnalazioni:

1. provvede ad identificare correttamente il Segnalante e a registrare la Segnalazione;
2. rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione attraverso lo stesso canale utilizzato da questi per effettuare la Segnalazione. Nel caso di Segnalazione orale, il Gestore provvede immediatamente a verbalizzare tramite la piattaforma Signalethic il contenuto delle dichiarazioni rese, rilasciando avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione;
3. istruisce la Segnalazione per verificarne la fondatezza e, a tal fine, gli viene garantito l’accesso a qualunque documento, sistema informativo o fonte informativa presso TreCuori. Se necessario richiede chiarimenti e/o integrazioni al Segnalante ovvero ad organi aziendali interni al fine di condurre approfondimenti in relazione all’oggetto della Segnalazione. Inoltre, nel caso in cui ritenesse necessario, sempre ai fini della valutazione della Segnalazione, procede coinvolgendo soggetti terzi come professionisti esterni, le cui conoscenze risultino necessarie al fine della valutazione;
4. in ogni caso mette in atto tutte le misure necessarie per garantire che sia tutelata la riservatezza del Segnalante, contemperando il diritto di riservatezza del soggetto segnalato;
5. fornisce riscontro al Segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della Segnalazione.

Il Gestore delle Segnalazioni, durante la fase istruttoria del processo di gestione delle Segnalazioni avendo sempre cura di garantire la tutela della riservatezza del Segnalante, dei Soggetti Coinvolti e delle persone comunque menzionate nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.

Al termine della fase istruttoria ed entro i termini di cui sopra, il Gestore delle Segnalazioni fornisce riscontro in merito alla Segnalazione, comunicando alternativamente:

1. l’archiviazione, fornendo le ragioni della decisione (ad es. insufficienza degli elementi ovvero irrilevanza dei fatti);
2. la fondatezza della Segnalazione e l’invio ai competenti organi interni (Direzione).

Nel caso in cui la gestione della Segnalazione necessiti di un tempo più lungo di 3 (tre) mesi e non venga chiusa nei termini indicati, sarà onere del Gestore delle Segnalazioni darne comunicazione al Segnalante indicando la tempistica di definizione della stessa.

9.  Canale di Segnalazione Esterno – ANAC

Il Segnalante può procedere alla Segnalazione attraverso il Canale di Segnalazione Esterna attivato dall’ANAC, nel caso in cui, al momento della presentazione della Segnalazione, ricorra una delle seguenti condizioni:

1. non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo del Segnalante, l’attivazione obbligatoria del Canale di Segnalazione Interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’art. 4 del Decreto Whistleblowing;
2. il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
3. il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione Interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa determinerebbe il rischio di ritorsione;
4. il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il canale di Segnalazione esterna è attivato e gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e disciplinato da specifiche Linee Guida dalla stessa adottate (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

10. Altri canali di Segnalazione Esterna

Il Segnalante ha la possibilità di ricorrere alla divulgazione pubblica – quale ulteriore Canale di Segnalazione Esterno.

La divulgazione pubblica consiste nel rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Il Segnalante potrà comunque beneficiare delle protezioni previste dal D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 nonchè dal punto 11 della presente Policy se, al momento della divulgazione pubblica:

• il Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna, ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

11. Tutele riservate al Segnalante ed alle persone coinvolte

Le tutele riconosciute al Segnalante sono garantite solo ove ricorrano alcune condizioni e, nello specifico:

1. al momento della Segnalazione il Segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, denunciate o divulgate pubblicamente fossero vere;
2. la Segnalazione è stata effettuata seguendo il corretto iter previsto.

11.1 Obbligo di riservatezza

TreCuori, in conformità a quanto previsto dall’art. 14 del Decreto Whistleblowing, utilizza le Segnalazioni solo per il tempo strettamente necessario a dare adeguato seguito alle stesse e garantisce la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante e di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.

In particolare, nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante non viene rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità.

La Società dà comunque avviso al Segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

La Società garantisce la riservatezza dell’identità anche delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella Segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della Segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del Segnalante.

Le persone coinvolte nella Segnalazione possono essere sentite, ovvero, su loro richiesta, sono sentite, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

11.2 Divieto di ritorsione

TreCuori vieta ogni forma di ritorsione, anche solo tentata o minacciata, nei confronti del Segnalante. Ne consegue che gli eventuali atti sono nulli.

Costituisce ritorsione qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione che provoca o che potrebbe provocare al Segnalante un danno ingiusto.

Costituiscono comportamenti ritorsivi quelli elencati, a titolo esemplificativo e non esaustivo, all’art. 17 del Decreto Whistleblowing.

Il Segnalante che ritiene di aver subito ritorsioni può comunicarlo all’ANAC che, a sua volta, provvederà ad informare l’Ispettorato del Lavoro per i provvedimenti di propria competenza.

12. Misure di sostegno per il Segnalante

E’ istituito presso l’ANAC un elenco di Enti del Terzo Settore che forniscono misure di sostegno ai Segnalanti. Nello specifico, si tratta di attività di informazione, assistenza e consulenza a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta e sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

13. Responsabilità del Segnalante

Rimane impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile.

Sono, altresì, fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della procedura di Segnalazione Whistleblowing, quali le segnalazioni manifestamente infondate e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il Segnalato o altri Soggetti Coinvolti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della procedura stessa.

14. Trattamento dei dati personali

La Società, in qualità di titolare del trattamento, assicura che il trattamento dei dati personali conseguente alla gestione delle Segnalazioni avvenga nel rispetto dei principi in materia di protezione dei dati personali, fra cui il principio di liceità, correttezza e trasparenza, in base ai quali i dati personali devono essere “trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato” e devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati” (art. 5, comma 1, lettere a) e c) del Regolamento UE 679/2016).

In particolare, la Società si impegna a fornire agli interessati un’informativa ai sensi degli art. 13 e 14 Regolamento UE 679/2016 (https://trecuori.signalethic.it/signalethic/home) e assicura che i dati siano trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza degli stessi, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.

Alla luce del principio di minimizzazione vengono raccolti esclusivamente i dati personali necessari per il conseguimento delle finalità, mentre alla luce del principio della limitazione della conservazione le segnalazioni e tutta la relativa documentazione non possono essere utilizzate oltre 5 anni dalla comunicazione al Segnalante dell’esito finale della segnalazione.

15. Il sistema sanzionatorio

Fermi restando gli altri profili di responsabilità, l’ANAC applica le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

1. da 10.000 a 50.000 euro: quando accerta che sono state commesse ritorsioni, quando accerta che la Segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 11.1;
2. da 10.000 a 50.000 euro: quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme alla normativa vigente nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
3. da 500 a 2.500 euro – nei confronti del Segnalante: in caso di condanna dello stesso, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia.

16. Adozione e divulgazione della Policy

La Policy è pubblicata sul sito www.trecuori.org e nelle bacheche aziendali (cartacee e on line, nell’area riserva di ciascun dipendente nella Piattaforma).

Ultimo aggiornamento giugno 2025.