Buoni pasto: tassazione e vantaggi per la tua Azienda

Se ti occupi di HR o gestisci un'Azienda, molto probabilmente avrai già sentito parlare di buoni pasto: si tratta infatti di una delle forme di welfare aziendale più diffuse e consolidate in Italia, utilizzata da anni per integrare il potere d'acquisto dei collaboratori senza incidere sul costo del lavoro.

Come rilevato dall'osservatorio di ANSEB – Associazione Nazionale Società Emettitrici Buoni Pasto si tratta di un settore che vanta numeri non indifferenti: per l'anno 2025 si rilevano 3,5 milioni di lavoratori che ne usufruiscono, 170.000 esercizi convenzionati e 150.000 imprese che riconoscono questo benefit ai propri collaboratori.

Ma cos'è, esattamente, un buono pasto? Se volessimo dare una definizione iniziale potremmo dire che si tratta di un documento di legittimazione (digitale o cartaceo) che l'Azienda assegna ai propri collaboratori in base alle giornate effettivamente lavorate e che permette, in sostituzione del servizio di mensa aziendale, di richiedere alimenti e bevande presso una rete di esercizi convenzionati.

Da un punto di vista fiscale, i buoni pasto hanno caratteristiche diverse in base al formato: il loro valore facciale è infatti esente da trattenuta fiscale e contributiva per i dipendenti fino a 4,00 € nel formato cartaceo e fino a 10,00 € nel formato elettronico. E parimenti sono interamente deducibili per l'Azienda.

Chi ha diritto ai buoni pasto

Innanzitutto, dobbiamo ricordare che in linea generale i buoni pasto non sono obbligatori per le Aziende ed il loro riconoscimento ai collaboratori dipende dalle politiche interne adottate.

Vi sono però degli specifici casi nei quali l'erogazione degli stessi diviene invece obbligatoria ovvero quando ciò è prevista da:

• accordi aziendali o territoriali;
• CCNL applicato;
• contrattazione collettiva di secondo livello;

L'Agenzia delle Entrate ha inoltre chiarito che l'assegnazione dei buoni pasto non dipende dall'articolazione dell'orario di lavoro e dalle modalità di svolgimento dell'attività lavorativa.

Concretamente, quindi, i destinatari che possono ricevere i buoni pasto sono:

• dipendenti a tempo sia indeterminato sia determinato;
• dipendenti con orario sia full time sia part-time (anche se il contratto non prevede una pausa pranzo);
• apprendisti;
• stagisti e tirocinanti;
• turnisti;
• collaboratori (anche se con rapporti di collaborazione non subordinata);
• dipendenti in modalità di lavoro agile (cd. smartworking).

Modalità di maturazione

Come regola generale dobbiamo ricordare che i buoni pasto vengono riconosciuti in base alle giornate effettivamente lavorate.

Sono incluse anche le giornate

• lavorate solo parzialmente (per effetto di orario di lavoro part-time o per fruizione di permessi orari per parte della giornata);
• lavorate in smartworking;
• lavorate in trasferta (per le quali il lavoratore non abbia usufruito del rimborso spesa per il pasto);

Sono escluse le giornate

• lavorate in cui il lavoratore ha già beneficiato del servizio di mensa aziendale o di altri servizi ad esso sostitutivi;
• non lavorate (per ferie, malattia, permessi per l'intera giornata, aspettativa, cassa integrazione e sciopero);

Attenzione! Nel caso in cui l'Azienda decidesse di riconoscere ugualmente i buoni pasto anche in quest'ultime circostanze (per es. per un giorno in cui il dipendente era in ferie), quel buono non potrebbe godere del trattamento fiscale e contributivo di favore ma concorrerebbe invece, per il valore facciale, alla formazione del reddito del dipendente ai fini IRPEF. E parimenti non potrebbe essere dedotto dall'Azienda che lo ha riconosciuto.

Trattamento fiscale: le soglie di esenzione

I buoni pasto costituiscono uno strumento di welfare aziendale che presenta importanti vantaggi fiscali, sia per i dipendenti che li ricevono sia per l'Azienda che li riconosce, a condizione che siano messi a disposizione della generalità dei dipendenti o a categorie omogenee.

Per i lavoratori, il valore facciale del buono non concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente ai fini IRPEF entro la soglia di esenzione pari a

• 4,00 € per i buoni cartacei
• 10,00 € per i buoni elettronici (soglia elevata da 8,00 € a 10,00 € dalla Legge di Bilancio 2026, in vigore dal 1° gennaio 2026)

Di conseguenza, se il valore del buono pasto supera la soglia di esenzione prevista dalla normativa, la parte eccedente concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente ed è quindi soggetta a trattenute fiscali e contributive.

Per l'Azienda, invece, il valore facciale del buono rappresenta un costo interamente deducibile ai fini delle imposte dirette.

Si ricorda che l'IVA addebitata dalla Società emettitrice dei buoni pasto ha un'aliquota del 4% e rappresenta una voce totalmente detraibile per l'Azienda.

Buoni cartacei vs elettronici: le differenze

Il buono pasto cartaceo fa parte di un carnet fisico, dal quale i tagliandi cartacei vengono staccati di volta in volta dal dipendente al momento del loro utilizzo per poterli consegnare all'esercente.

Ha una soglia di esenzione pari a 4,00 €.

Il buono pasto elettronico è invece in formato digitale e viene accreditato su una carta ricaricabile, utilizzabile come una normale carta di pagamento sul POS del punto vendita convenzionato.

Ha una soglia di esenzione pari a 10,00 €.

Regole di utilizzo

Innanzitutto, il buono pasto è strettamente personale ed è quindi utilizzabile solamente dal titolare ovvero il lavoratore a cui viene riconosciuto.

Non può essere convertito in denaro e di conseguenza deve essere utilizzato per il suo intero valore facciale in un'unica transazione, senza dare diritto a resto o ingenerare crediti residui.

Per quanto concerne poi il cumulo — cioè la possibilità di usare più buoni insieme in una singola spesa — la normativa stabilisce che per singola transazione siano utilizzabili fino ad un massimo di 8 buoni pasto.

Infine, è importante ricordare come si tratti di uno strumento di welfare che è destinato ad una finalità di utilizzo specifica ovvero esclusivamente all'acquisto di alimenti e bevande, consumati sul posto o da asporto, oppure di prodotti alimentari presso esercizi convenzionati.

In concreto: il lavoratore potrà utilizzare i proprio buoni presso supermercati, ristoranti, bar e tavole calde, gastronomie e rosticcerie; ovviamente a condizione che questi rientrino nella rete di esercizi convenzionati.

Buoni pasto e welfare aziendale: il punto di partenza, non il traguardo

I buoni pasto sono uno strumento efficace, ma sono solo una parte di quello che il welfare aziendale può offrire alla tua Azienda ed alle persone che ci lavorano.

Se la tua Azienda sta valutando di affiancare ai buoni pasto anche strumenti di welfare più flessibili — spendibili dal parrucchiere, dalla palestra o dal meccanico di fiducia — è utile sapere che esistono soluzioni complementari che ampliano notevolmente la libertà di scelta, mantenendo gli stessi vantaggi fiscali.

TreCuori ti affianca proprio in questo: non solo nella gestione dei buoni pasto, ma nella costruzione di un piano welfare su misura, che integri i diversi strumenti a disposizione in base alle esigenze della tua Azienda e delle persone che ci lavorano.